Focus in een vergadering – Eigenlijk is er weinig vervelender dan zo’n vergadering waarbij veel mensen langs elkaar heen kijken of uit het raam staart. Of nog erger, van hun mobiele telefoon gebruik gaan maken. Ervan uitgaande dat het onderwerp interessant is, zal de oorzaak waarschijnlijk liggen aan niet gefocust zijn.

Meer focus begint met het maken van een goede heldere agenda. Ook moet je er zeker van zijn dat je de juiste mensen hebt uitgenodigd. Sommige mensen kun je namelijk beter achteraf kort informeren zodat zij hun tijd anders kunnen besteden. 

Wat kun je doen om iedereen betrokken te houden?

1. Mentaal ingecheckt zijn bij binnenkomst

Vaak komen.deelnemers van de bijeenkomst al ongeconcentreerd binnen. Ze zijn nog afgeleid door hun telefoon, zitten met hun hoofd bij andere werkzaamheden of een persoonlijke gebeurtenis.

Door mentaal in te checken geef je iedereen een stem, de tijd om te ‘landen’ en creëer je onderling vertrouwen en begrip.

Hoe doe je dat:

Hiervoor trek je per vergadering 5 tot 10 minuten uit. Iedereen beantwoordt hier een eenvoudige vraag zoals:

  • Hoe is je dag tot nu toe?
  • Wat vind je het belangrijkste bij deze vergadering?
  • Wat houdt je op dit moment bezig?

2. Inkoppertje natuurlijk: telefoons uit en buiten bereik

De grootste afleiding van allemaal is je mobiel. In je broekzak, in je tas of nog erger..op de vergadertafel. Je kunt het je deelnemers niet echt kwalijk nemen, de meeste apps zijn nou eenmaal ontwikkeld om je verslaafd te maken. Hoe ga jij hier eigenlijk mee om?

Tenzij dit de bedoeling is of afgesproken is, mag je als organisator van je deelnemers vragen dat zij deze uit zetten en uit het zicht houden. Het is een ingrijpende maatregel tegenwoordig maar het doet wonderen voor de focus.

Gaat het toch niet helemaal zoals je had gedacht?

Soms moet je ingrijpen

3. Af en toe moet je gewoon ingrijpen

Je moedigt de aanwezigen aan om actief deel te nemen aan het gesprek. Maar soms moet je iemand wel eens afkappen wanneer het teveel offtopic wordt of iemand in herhaling valt, of gewoon zoveel aan het woord is dat je anderen er zich aan ziet ergeren.

Onderbreek de persoon met respect en kom terug op het doel wat bij dat agendapunt hoort. Een vergadering is een conversatie, geen monoloog. Wees hier streng in. Als je vanaf het begin duidelijke leiding geeft aan de vergadering weet iedereen waar hij of zij aan toe is, blijft de focus er in, wat het groepsproces enorm zal helpen.Je kunt ook ineens gaan staan en dan het woord terugnemen. Non Verbale communicatie is minstens zo belangrijk als de verbale. 

Aan het eind van elk vergaderpunt vat je alles even samen.

4. Een echte maar korte break

Soms is het gewoon zo, dan is iedereen even op en is de focus gewoon even weg. Dit voel je wel aan. Eventueel kun je de vergadering afsluiten en op een ander moment oppakken, je kunt voorstellen een aantal punten in kleiner verband uit te werken of je last een korte break in. 

Zorg er dan voor dat je tijdens die onderbreking niet verder gaat over het onderwerp, dat je niet massaal weer de telefoon gaat checken of gewoon op de plek blijft zitten. 

En wel gewoon even koffie gaan halen en praten over luchtige onderwerpen die niets met werk te maken hebben. 

5. Let goed op wie er iets wil zeggen

Dit is misschien nog wel belangrijker dan je eigen non-verbale communicatie. Let op gefronste gezichten, diep inademen, mensen die voorover gebogen zitten. Zij zijn geïnteresseerd in het onderwerp of willen graag wat zeggen. Pak hier op door en vraag bijvoorbeeld aan iemand:”ik zie je zuchten, heb je moeite met dit punt?” Door iemand het woord te geven blijft de focus bij het vergaderpunt.

Vrijwel iedere groep heeft leden die meer aanwezig zijn dan anderen. Dat geldt ook voor vergaderingen. Vraag iedereen kort naar zijn mening over een besluit. Zo creëer je betrokkenheid en commitment. Ook levert dit veel tijdwinst op omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen. Want je wil niet dat het langdradig en saai wordt, toch?

6. Vermijd dat het saai wordt

Ja, soms zijn vergadering ook echt gewoon saai. En kan het een verspilling van tijd, geld en energie zijn. Door respectvol en gefocust te communiceren zorg je dat de vergadering effectief is. 

1.  Duidelijkheid betekent dat iedereen hetzelfde begrip heeft van wat er besproken wordt.

2.  Openheid zorgt ervoor dat iedereen kan zeggen wat hem of haar op het hart ligt.

3.  Inzet betekent dat iedereen het er over eens is wie welke acties op zich neemt en wanneer deze zullen zijn afgerond.

4.  Volledigheid betekent dat het onderwerp in zijn geheel is behandeld voordat er doorgegaan wordt naar een volgend onderwerp.

Als je hier goed op let, zullen je vergaderingen niet saai worden. Integendeel,  je zult verbaast zijn wat je in dat uurtje voor elkaar krijgt. 

7. Minder belangrijke onderwerpen parkeren

Ben je de organisator van de vergadering/bijeenkomst, dan kun je op een bepaald moment wel inschatten of een onderwerp beter op een ander tijdstip of in een ander verband besproken moet worden. Wees daarover eerlijk en maak het bespreekbaar. Zo houd je alle bespreekpunten relevant en heeft niemand na afloop het gevoel er voor niks bij te hebben gezeten. 

8. Maak besluiten SMART

Zoals je misschien wel weet werkt het goed om acties via de S.M.A.R.T. methode te structureren.

Dus alles moet:

•        Specifiek

•        Meetbaar

•        Aanwijsbaar

•        Realistisch

•        en Tijd georiënteerd zijn.

Zo weet iedereen wat er van hem wordt verwacht voor de volgende vergadering.

9. Begin en eindig altijd op tijd

Als je de tijd goed bewaakt zal dat erg gewaardeerd worden. Want zo ga je respectvol met hun tijd om. En zo zullen ze vaker geneigd zijn om bij jouw bijeenkomst aan te sluiten, ze weten waar ze aan toe zijn bij jou. Laat een vergadering ook nooit langer dan 1 uur duren. Je kunt deze zelfs inkorten of het tempo verhogen. Dat voorkomt een heleboel saaiheid. Veel langer dan een uur kunnen meeste mensen zich toch niet focussen en een nuttige bijdrage leveren.