Zeker, het is verleidelijk om de agenda van de vorige vergadering te kopiëren en de datum aan te passen. Maar een beetje aandacht en zorgvuldigheid voor de agenda kan je veel tijd besparen. Het kost je misschien 10 minuten extra maar de tijdsbesparing is voor elke deelnemer echt de moeite waard. Ook zorg je dat de deelnemers gefocust blijven bij de vergadering. 

Een vergadering heeft meestal dezelfde opbouw:

  • Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.
  • Je kunt tijd inlassen om iedereen gefocust te laten starten.
  • Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen.
  • Is er iemand afwezig? Is er afgelopen dagen iets belangrijks gebeurd?
  • De punten die besproken moeten worden. 
  • Houdt het bij ongeveer 5 onderwerpen
  • zet de punten In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp.  
  • Rondvraag. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw!
  • Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. 

1. Bepaal het doel van de vergadering

Bedenk goed waarom je samenkomt. Is het plan te gaan brainstormen, ga je besluiten nemen of is het puur elkaar informeren?
Wat wil je bereiken en hoe ga je dat doen? 

Beschrijf je doel in maximaal 2 regels bovenaan de agenda. Kun je dit niet beschrijven? Dan moet je de vergadering verplaatsen. Alleen maar bij elkaar zitten wordt als zonde van de tijd beschouwd ook al kan het heel gezellig zijn.

2. Een vergadering met onbekenden

Als je een vergadering hebt met (een aantal) onbekenden, kun je een voorstelrondje houden. Las hier tijd voor in want niet iedereen is kort van stof. Of doe het zelf even kort.

3. Stuur de agenda ruim van te voren op

Zo geef je iedereen de tijd om nieuwe agendapunten aan te dragen. Op de dag zelf is het eigenlijk al te laat, tenzij er noodzaak is. Andere deelnemers hebben zich niet voor kunnen bereiden en je moet ergens gaan bezuinigen op punten die wel vooraf bekend waren en waar misschien iemand zich heel intensief voor heeft voorbereid. 

4. Een maximaal aantal agendapunten

Urenlange vergaderingen zijn gewoon ineffectief. Vraag je dus per agendapunt af of het echt nodig is om het hier aan de vergadertafel of online over te hebben. Misschien kan het over de mail of in een kleiner overleg worden besproken.

Idealiter heb je per vergadering maximaal 3 tot 5 agendapunten, waarbij je de belangrijkste bovenaan plaatst.

5. Maximale vergadertijd per agendapunt

Schrijf naast elk agendapunt op hoe lang je het hier maximaal over wilt hebben. Als je sneller klaar bent is het natuurlijk ook niet erg. Doordat je dit van tevoren aangeeft weet ook iedereen dat er niet teveel uitgewijd kan worden. Eventueel kun je, wanneer een agendapunt onverwachts toch meer tijd vraagt, dit verder bespreken in kleiner verband.

Merk je dat je deelnemers wat ingedut raken? Lees daarvoor onze tips.

6. Onderwerpeigenaren

Bedenk en vermeld bij elk agendapunt wie hier de belangrijkste stakeholder is. Laat deze persoon het onderwerp voorbereiden. 

7. Doel van elk agendapunt

Vraag aan de onderwerpeigenaar om kort samen te vatten wat hij/zij met dit agendapunt zou willen bereiken en op welke manier. Dit kun je ook op de agenda zelf erbij zetten, dan weet weer iedereen wat er verwacht wordt.

8. Voorbeeld van een handige agenda

AgendapuntenTijdGewenst resultaatBenodigde materialen
[Vul hier het agendapunt en sub onderwerpen in[Vul hier het tijdstip in wanneer het agendapunt start en hoeveel   tijd er nodig is][vul hier het gewenst resultaat in][Vul hier de benodigde materialen in]
Voorbeeld:Kick-offIntroductie en kennismakingAgenda voor de dag doornemenVoorbeeld:09:00(15 minuten)Voorbeeld:Deelnemers weten welke invulling er aan de dag gegeven gaat worden.Deelnemers zijn op de hoogte van de agendaVoorbeeld:PC, beamer, whiteboard, stiften, flipover, papier
Agendapunt 109:15 (60 minuten)[Gewenst resultaat][Benodigde materialen]
Koffie/thee pauze10:15 (15 minuten)
Agendapunt 2[Tijd][Gewenst resultaat][Benodigde materialen]
Agendapunt 3[Tijd][Gewenst resultaat][Benodigde materialen]
Einde[Eindtijd]

Zelf zijn wij een fan van het programma Trello. Daarin kun je agendapunten verzamelen en delen met je team. Vervolgens is elk besluit om te zetten naar een actiepunt waar dan een complete workflow achter zit.