Inmiddels zijn veel mensen het wel al gewend: thuiswerken. Met alle voor- en nadelen die daarbij horen. Sommige mensen kunnen niet wachten tot ze weer “gewoon” naar hun werk kunnen gaan, gefocust te werken en collega’s weer eens in real life te zien in plaats van via een scherm. 

We weten nu eenmaal niet hoe lang het nog gaat duren, dus hebben wij een aantal tips voor je verzameld. Gelukkig is er een overvloed aan hulpmiddelen om thuis goed te kunnen werken.

Hoe pak je dat thuiswerken aan? 

In deze tijd is het goed te beseffen dat het werktempo anders ligt, dan wanneer je normaliter thuis zou werken. Er is veel meer afleiding in de vorm van kinderen, partner, eventuele geldzorgen of samenwerkingspartners die niet beschikbaar zijn. 

Probeer de werkzaamheden zo eenvoudig mogelijk te houden en plan even een rustig moment voor de wat meer ingewikkelde zaken of belletje.

1. Maak voor jezelf een effectief en fijn plan

Maak een duidelijke planning voor jezelf wat je die dag wil doen en af zou willen vinken. Werk in blokken van 2 uur om gefocust te blijven en neem dan even een korte pauze. Probeer de reguliere werk- en lunchtijden aan te houden en voorkom dat je overuren gaat maken. Deze crisis vraagt al veel energie van je, dus probeer je ook aan je planning en werktijden te houden. Planning en structuur zorgen voor rust. En in je hoofd. Hoe start je? 

2. Gedraag je alsof je naar kantoor gaat 

Dat is een veelgehoorde tip! Sta bij voorkeur elke dag op dezelfde tijd op. Ga niet midden op de dag douchen, maar gewoon aan het begin of einde van de dag. Trek kleding aan die je ook naar kantoor zou dragen, dit zorgt voor de juiste mindset. Sommige mensen gaan daadwerkelijk ‘s morgens even de deur uit om vervolgens thuis te komen en aan de slag te gaan. En wat kun je nog meer doen? 

3. Maak een fijne werkplek

Het is verleidelijk om met je laptop op de bank te gaan zitten. Maar buiten dat het slecht is voor je rug en bloedsomloop, word je er ook niet echt productiever van. Richt, als het kan, een vaste plek in huis in als werkplek, waar je al je spullen bij de hand hebt en je je beter kan concentreren.

4. Laat je niet afleiden tijdens het thuiswerken

Dit is een lastige tip, zeker als je kinderen of een partner thuis hebt rondlopen. Mocht je de gelegenheid hebben om even ergens alleen te zitten en wil je die tijd volledig benutten, leg dan je telefoon even weg of zet geluidsmeldingen af (ook op je laptop). Vind je het fijn om een achtergrondmuziekje te hebben, dan kun je op Spotify allerlei muziek vinden met een hoog concentratie gehalte. Ben je het even beu om achter de laptop te hangen? 

5. Een frisse neus halen

Maak een wandeling, voor je gaat beginnen, of lekker even na de lunch. Zo kom je soms ook nog eens op andere ideeën en het is gezond. Zo kom je aan je dagelijkse portie beweging en kun je daarna weer fris aan de slag! En nee… je hoeft je niet schuldig te voelen en supersnel door te gaan lopen 🙂

Tips over online samenwerken, het werkt!

Er zijn verschillende programma’s die aansluiten bij jouw wensen en doel van de online bijeenkomst. Hier zit vast wel iets voor je bij op de site van Frankwatching

6. Bereid je goed voor wanneer je online gaat vergaderen

  • Maak een agenda en deel deze van te voren met de deelnemers. Maak duidelijk wat het doel is. 
  • Geef bij elk punt ook een tijd weer van hoelang je daaraan wil besteden. 
  • Vraag van te voren of er nog andere onderwerpen zijn die op de agenda moeten. 
  • Zorg dat je documenten die je wil laten zien alvast klaar hebt staan, zodat je snel kunt schakelen en niet iedereen mee hoeft te kijken naar jouw zoektocht. 
  • Tegenlicht achter je is vervelend om naar te kijken, doe een gordijn dicht en doe verlichting aan zodat je wek goed zichtbaar bent. 
  • Zet je laptop op een paar boeken zodat men niet van onderaf naar je gezicht kijkt. 
  • Is er software die gedownload moet worden? Geef dit dan tijdig door aan de deelnemers zodat jullie allemaal tegelijk kunnen starten.

7. Wees als organisator als 1e online

Zorg dat je als organisator als eerste aanwezig bent om zo iedereen welkom te kunnen heten. Vraag aan de deelnemers om 5 minuten voor aanvang van de meeting in te loggen en start op de afgesproken tijd. Wacht niet tot de laatste persoon aanwezig is. Hoe pak je het verder aan? 

8. Laat iedereen aan het woord

Mocht niet iedereen elkaar kennen, doen dan even een kort voorstelrondje. Er zijn altijd mensen die snel het woord nemen en de meer introverte mensen die weinig of niks zegt. Mocht het te rommelig worden kun je de deelnemers verzoeken om hun hand op te steken als ze iets willen zeggen en benadruk ook dat je de ander uit moet laten praten. Online is door elkaar praten zeker niet te volgen. Zorg voor een programma dat rustig is om naar te kijken zoals Zoom en Jitsi. Mute jezelf als je even niets te zeggen hebt of er veel omgevingsgeluid is. En hoe zorg je dat het geen gesprek wordt waar je met een gevoel van zinloosheid blijft zitten?

9. Een stukje Timemanagement

Vraag iemand om de tijd goed in de gaten te houden en iemand die aantekeningen maakt met een daarbij behorende besluitenlijst. Ook het afronden met een korte samenvatting is erg nuttig, neem dat dan ook op in de agenda. Sluit, als je de voorzitter bent, af met een eventuele vervolgafspraak, korte rondvraag en een bedankje. 

10. Makeup tips bij online vergaderen

Ook online er goed uitzien?

Tips om grip te houden op je medewerkers en het werk

Je kunt er vanuit gaan dat je medewerkers altijd hun best doen. Twijfel je daaraan? Dan heb je andere dingen om te gaan onderzoeken. 

6 uur thuiswerken komt qua inspanning overeen met 8 uur op kantoor werken. Maar in deze Corona tijden kan het zijn dat het daadwerkelijk gewerkte aantal uren minder zal zijn. 

Als je thuiswerken goed organiseert, de hoeveelheid werk realistisch aanbiedt en persoonlijk contact houdt, kan thuiswerken heel efficiënt zijn. 

11. Een heldere managementtool mag niet ontbreken

Wil je echt grip houden op wat er gebeurt, heb je eigenlijk maar 1 ding nodig. En dat is een goed planningssysteem. Wij gebruiken daarvoor Trello. Je kunt daarin werken met deadlines, to-do, met elkaar chatten, documenten delen en de workflows in de gaten houden. Hoe blijf je goed in de workflow? 

12. Heb je deadlines te halen?

Sommige werknemers hebben voldoende aan het inplannen van taken in Trello. Anderen hebben iets meer aanmoediging nodig, want niet iedereen kan goed plannen of zijn een beetje digibeet. Als deze laatste groep Trello ontdekt, wat erg visueel is, dan worden ze vaak heel enthousiast. 

Daarna zorg je dat iedereen een goede en realistische planning maakt. Doorloop deze, bekijk periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) wat er moet gebeuren; wat er gelukt is en wat er nog moet gebeuren. 

13. Ja hoor, er zijn ook valkuilen bij het thuiswerken

Natuurlijk zijn er ook valkuilen. Eentje daarvan is discipline. Het blijkt dat vooral jonge mensen hier moeite mee hebben. Ook de omgeving thuis kan het thuiswerken nadelig beïnvloeden. Zeker in deze crisistijd horen deze dingen er bij. Jezelf motiveren kan best een uitdaging zijn. Accepteer van jezelf dat je nu niet alle dagen 100% productief kan zijn. Dat komt wel weer!